Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 hiện nay, khi hệ thống kho hàng ngày càng được mở rộng và áp dụng các công nghệ hiện đại, việc tích hợp hệ thống WMS/ERP là sự kết nối liền mạch giữa Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) và Hệ thống Quản lý Kho (WMS) để thống nhất và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và kho bãi giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong việc tối ưu hóa quá trình vận hành kho hàng.

1. WMS/ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) được thiết kế để quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp. Chúng hợp lý hóa quy trình và đảm bảo thông tin được truyền tải liền mạch giữa các phòng ban, bộ phận, Là một giải pháp toàn diện, hệ thống ERP tích hợp nhiều quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng, kế toán, v.v..

Mặt khác, WMS (Warehouse Management System – Hệ thống Quản lý Kho hàng) tập trung vào việc tối ưu hóa hoạt động kho bãi. Chúng đảm bảo quản lý hàng tồn kho, hoàn thành đơn hàng và năng suất kho bãi tổng thể hiệu quả.

Việc tích hợp hai hệ thống mạnh mẽ này có thể cách mạng hóa cho hệ thống nhà kho tại các  doanh nghiệp, đồng thời cung cấp một nền tảng thống nhất để quản lý cả nguồn lực doanh nghiệp và hoạt động kho bãi. Sự kết hợp này mang lại hiệu quả, độ chính xác và tiết kiệm chi phí.

2. Tăng cường chia sẻ thông tin từ hệ thống WMS/ERP

Khi nói về việc tích hợp hệ thống WMS/ERP, chúng ta mặc định rằng chúng là những ứng dụng phần mềm khác nhau: chúng hoạt động đồng bộ, nhưng không sử dụng cùng một nền tảng, cũng không được thiết kế để thực hiện cùng một chức năng. Do đó, WMS không chỉ là một mô-đun ERP đơn thuần, mà là phần mềm được phát triển chuyên biệt để quản lý hoạt động kho bãi, bao gồm nhiều chức năng tiên tiến hơn.

Việc tích hợp hệ thống WMS/ERP giúp chia sẻ thông tin liên tục, và tùy thuộc vào loại dữ liệu và quy trình, vai trò của mỗi hệ thống sẽ thay đổi mô hình CNTT Chủ/ Nhân viên (Master/Slave) nổi tiếng. Do đó, một luồng dữ liệu được thiết lập theo cả hai hướng:

• Hệ thống ERP tạo và duy trì cơ sở dữ liệu chủ: hệ thống phát hành sản phẩm mới, thêm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng đến bộ phận lắp đặt, bên cạnh việc tạo hóa đơn. Đối với những loại tác vụ này, ERP có quyền kiểm soát WMS.
• Tuy nhiên, thông tin cũng được chuyển từ WMS sang ERP. Ví dụ, khi hàng hóa được nhận tại kho hoặc đơn đặt hàng được gửi đi. Trong những trường hợp này, WMS sẽ thông báo cho ERP và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho, do đó thực hiện vai trò là hệ thống chính.

 3. Lợi ích khi tích hợp hệ thống WMS/ERP

Việc sử dụng WMS và ERP cùng nhau cho phép di chuyển dữ liệu dễ dàng trong toàn bộ tổ chức và hỗ trợ ra quyết định theo thời gian thực. Các hệ thống này có thể được tích hợp để thông tin và dữ liệu được trao đổi và cung cấp đồng thời trên các hệ thống tạo nên một hệ thống nhà kho thông minh linh hoạt trong mọi quy trình và giảm thiểu các phương pháp thủ công để tự động hóa mọi quy trình với các lợi ích như:

• Cải thiện khả năng chuỗi cung ứng trong nhà kho: Tích hợp WMS và ERP giúp theo dõi đơn hàng, lô hàng và tình trạng hàng tồn kho dễ dàng, cho phép cập nhật chính xác cho khách hàng.
• Giảm lỗi thủ công: Hệ thống WMS và ERP tích hợp có thể cải thiện đáng kể độ chính xác của hàng tồn kho bằng cách loại bỏ các lỗi thủ công. Với việc nhập dữ liệu tự động và đồng bộ hóa giữa các hệ thống, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người. Việc tích hợp giúp tránh các lỗi có thể dẫn đến việc ghi chép hàng tồn kho không chính xác.
• Cập nhật theo thời gian thực: Cập nhật theo thời gian thực về biên lai, lô hàng và các giao dịch khác đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.
• Mức tồn kho được kiểm soát: Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và mô hình nhu cầu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa mức tồn kho để giảm thiểu tình trạng hết hàng và hàng tồn kho dư thừa.

Việc sử dụng WMS và ERP trao đổi và cung cấp đồng thời trên các hệ thống tạo nên một hệ thống nhà kho thông minh

> ĐĂNG KÝ NHẬN SETUP DEMO: TẠI ĐÂY

4. Tips triển khai tốt nhất khi tích hợp hệ thống WMS/ERP

4.1. Lập kế hoạch

Đối với mỗi quy trình tích hợp hệ thống WMS/ERP, mỗi tổ chức đều phải tiến hành phân tích chi tiết các hệ thống và quy trình hiện có trước khi tích hợp. Điều này giúp xác định các khoảng trống và hiện thực hóa các yêu cầu tiềm năng. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu kinh doanh, bạn có thể đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho quá trình tích hợp.

Điều quan trọng là phải thảo luận với các bên liên quan từ các phòng ban khác nhau và hiểu rõ nhu cầu của tổ chức từ họ. Ý kiến đóng góp từ nhân viên kho CNTT và các bên liên quan khác sẽ giúp tạo ra một chiến lược tích hợp phù hợp với nhu cầu của từng phòng ban.

Giai đoạn này cực kỳ quan trọng để quá trình tích hợp diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp tránh được mọi thách thức trong quá trình tích hợp. Hơn nữa, cũng hướng dẫn doanh nghiệp với các mốc thời gian thực tế và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

4.2. Lựa chọn phương thức tích hợp hiệu quả

Sau khi đánh giá cơ sở hạ tầng và các yêu cầu, đã đến lúc lựa chọn phương pháp tích hợp tối ưu. Đây là giai đoạn quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian triển khai, yêu cầu về nguồn lực và lợi tức đầu tư dự kiến. Có hai phương pháp cơ bản bạn có thể lựa chọn:

Tích hợp giao diện API trực tiếp: Trong phương pháp này, API (Giao diện Lập trình Ứng dụng) được sử dụng để kết nối trực tiếp WMS với hệ thống ERP. Tích hợp API giúp trao đổi dữ liệu theo thời gian thực giữa các hệ thống và có thể tùy chỉnh theo yêu cầu kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao. Vì vậy, việc đảm bảo bạn có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật là điều cần thiết trước khi lựa chọn phương pháp này.

4.3. Chuẩn hóa dữ liệu 

Tính nhất quán của dữ liệu là yếu tố then chốt cho sự tích hợp thành công. Để đảm bảo điều này, bạn có thể áp dụng các phương pháp hay nhất sau:

Thiết lập định dạng và giao thức dữ liệu thống nhất: Việc chuẩn hóa định dạng dữ liệu trên các hệ thống WMS và ERP cho phép chúng truyền dữ liệu một cách trơn tru. Để làm được điều này, cần phải xác định các định dạng dữ liệu chung, chẳng hạn như số mặt hàng tồn kho, ID đơn hàng và thông tin khách hàng. Điều này sẽ giúp tránh bất kỳ sự khác biệt nào và đảm bảo tính chính xác.

Điều hướng các trường dữ liệu: Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, hãy đảm bảo sơ đồ hóa  chính xác các trường dữ liệu giữa WMS và ERP. Ở giai đoạn này, việc căn chỉnh cả hai trường dữ liệu và đảm bảo thông tin được truyền tải và diễn giải chính xác giữa các hệ thống là điều cần thiết. Ví dụ: nếu hệ thống ERP gắn nhãn một trường là “Mã khách hàng” và WMS sử dụng “Mã khách hàng”, việc sơ đồ hóa sẽ đảm bảo rằng cả hai hệ thống đều nhận dạng đây là cùng một dữ liệu.

4.4. Cấu hình và kiểm tra hệ thống

Sau khi phát triển chiến lược tích hợp, bước tiếp theo là cấu hình các hệ thống để chúng hoạt động cùng nhau và kiểm tra để đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường.

Cấu hình hệ thống: WMS và ERP cần được cấu hình để phù hợp với các yêu cầu tích hợp. Tại đây, bạn cần điều chỉnh cài đặt hệ thống, tùy chỉnh quy trình làm việc và thiết lập các giao thức trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống.

Kiểm tra nghiêm ngặt: Kiểm tra kỹ lưỡng là rất quan trọng để xác định và giải quyết các vấn đề tích hợp. Điều này bao gồm kiểm tra cách dữ liệu lưu chuyển giữa WMS và ERP, cách hệ thống phản hồi trong các điều kiện khác nhau và cách xử lý lỗi.

5. Quy trình tích hợp hệ thống WMS/ERP

Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ công ty và giúp quản lý các quy trình kinh doanh rộng hơn. Mặt khác, hệ thống WMS chuyên biệt hơn, tập trung nhiều hơn vào việc quản lý hàng tồn kho và hoạt động kho bãi. Việc tích hợp hai hệ thống tạo ra sự trao đổi dữ liệu liền mạch, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật trên cả hai hệ thống. Mô hình triển khai tích hợp hệ thống WMS/ERP sẽ được thực hiện như sau: 

Tiếp nhận đơn đặt hàng: Hệ thống ERP tạo đơn đặt hàng bán hàng và gửi đến WMS được kết nối để thực hiện đơn hàng và phân bổ hàng tồn kho.

Xử lý đơn hàng: Hệ thống ERP tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ưu tiên các đơn hàng dựa trên loại đơn hàng, mức độ ưu tiên của khách hàng và thời hạn giao hàng. ERP gửi thông tin này đến WMS, sau đó WMS sử dụng thông tin này để tạo và lên lịch danh sách hoặc hướng dẫn chọn hàng và đóng gói. WMS cũng sử dụng thông tin đơn hàng từ ERP tích hợp để phân công người chọn hàng cho các đơn hàng cụ thể.

Nhận cập nhật theo thời gian thực: WMS thu thập thông tin cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho, biến động hàng tồn kho và trạng thái đơn hàng, sau đó gửi đến hệ thống ERP. ERP sử dụng các cập nhật này để quản lý quá trình xử lý đơn hàng và hàng tồn kho.

Quản lý chi phí vận hành: Hệ thống ERP có thể cung cấp dữ liệu chi phí, giá cả và các thông tin tài chính khác cho WMS, sau đó WMS sẽ sử dụng dữ liệu này để phân bổ chi phí và tính toán biên lợi nhuận.

Báo cáo tình trạng kho: Hệ thống WMS và ERP tích hợp có thể phối hợp để tạo báo cáo và phân tích. Các báo cáo sẽ cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị về tình trạng hoạt động kho, hiệu suất tài chính, v.v. của bạn.

Hệ thống WMS và ERP có thể phối hợp để tạo báo cáo và phân tích về tình trạng hoạt động kho

> ĐĂNG KÝ NHẬN SETUP DEMO: TẠI ĐÂY

6. Case Study: Mô Hình tích hợp hệ thống WMS/ERP của các doanh nghiệp

6.1. Abc Electronics

Abc Electronics, nhà sản xuất hàng điện tử tiêu dùng hàng đầu, đã tích hợp WMS với hệ thống ERP để giải quyết tình trạng thiếu hiệu quả trong chuỗi cung ứng. Trước khi tích hợp, abc Electronics đã phải đối mặt với những thách thức như mức tồn kho không chính xác, việc thực hiện đơn hàng bị chậm trễ và chi phí vận hành cao. Bằng cách tích hợp WMS với ERP, họ đã đạt được những lợi ích sau:

Cập nhật chính xác tình trạng hàng tồn kho: Chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực đã giảm 30% sai lệch hàng tồn kho, giúp quản lý kho tốt hơn.

Hoàn tất đơn hàng: Thời gian xử lý đơn hàng giảm 25%, giúp giao hàng nhanh hơn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí: Hoạt động được tinh gọn và kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn đã giúp giảm 20% chi phí vận hành.

6.2. Nhà bán lẻ ghk

Một nhà bán lẻ ghk với một chuỗi cửa hàng lớn, đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho đang ngày càng mở rộng và duy trì hoạt động kho bãi hiệu quả. Họ quyết định tích hợp hệ thống WMS/ERP để cải thiện quy trình. Kết quả ấn tượng mang lại:

Hiệu quả kho bãi: Tự động hóa các tác vụ kho bãi đã tăng hiệu quả vận hành lên 35%, giảm thiểu sai sót thủ công.

Năng suất: Tích hợp giúp nhân viên truy cập dữ liệu theo thời gian thực, tăng năng suất tổng thể lên 20%.

Sự hài lòng của khách hàng: Độ chính xác của đơn hàng được cải thiện và thời gian giao hàng nhanh hơn đã cải thiện sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến tăng 15% tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng.

Hệ thống WMS/ERP giúp doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý và mở rộng hoạt động kho bãi thông minh.

7. RTC Technology – Nhà cung cấp các giải pháp WMS/ERP hàng đầu tại Việt Nam

Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, xu hướng các doanh nghiệp đầu tư nâng cấp và tự động hóa hệ thống nhà kho ngày càng trở nên tất yếu, nhằm tối ưu hóa mọi quy trình vận hành và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Nắm bắt xu thế đó, suốt hơn 10 năm qua, đội ngũ RTC Technology đã không ngừng nghiên cứu và triển khai các giải pháp tự động hóa tiên tiến, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong chuỗi cung ứng Logistics, qua đó khẳng định vị thế là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp nhà kho thông minh tại Việt Nam.

Đặc biệt, RTC tự hào mang đến RWMS (RTC Warehouse Management System) – giải pháp quản lý kho thông minh độc quyền, được phát triển bởi chính các kỹ sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi. RWMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ hoạt động kho vận thông qua các tính năng tự động hóa vượt trội, mang lại hiệu quả và lợi ích tối đa.

Linh hoạt trong mọi điều kiện của nhà kho

RWMS (RTC Warehouse Management System) được thiết kế thông qua sự tích hợp với các hệ thống quản lý sẵn có của doanh nghiệp như ERP, MES (Manufacturing Execution System), hoặc CRM. Thông qua việc tích hợp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu luồng thông tin giữa các bộ phận,  phòng ban trong doanh nghiệp như “ bộ phận nhân sự, bộ phận phụ trách kho cũng như là bộ phận bán hàng. Thông qua giải pháp trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng cải thiện đáng kể hiệu suất từ những kết quả quản lý kho mà vẫn không cần cải tổ toàn bộ hệ thống quản lý

Tích hợp trên mọi hệ thống từ phần mềm đến phần cứng

Đối với RWMS, RTC triển khai đồng bộ không chỉ trên các phần mềm như ERP, MES, mà còn là đồng bộ trên các phần cứng hiện đại được sử dụng trong hệ thống nhà kho thông minh hiện nay như AGV/AMR – Robot tự hành, thiết bị quét mã vạch Qr code hay là thẻ tag RFID. Sự tích hợp hoàn hảo này giúp mang đến giải pháp tự động hóa trong quy trình quản lý kho tổng thể,  và dễ dàng kiểm soát các quy trình trong hoạt động kho bãi như nhập kho, kiểm kê, xuất kho, vận chuyển

Tại sao nên chọn giải pháp RWMS đến từ RTC technology?

Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ để tối ưu vận hành, giải pháp RWMS (RTC Warehouse Management System) của RTC Technology đã trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều hệ thống kho thông minh tại Việt Nam. Đây là giải pháp quản lý kho thông minh độc quyền, được phát triển bởi chính đội ngũ kỹ sư RTC am hiểu sâu đặc thù và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt, đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả tối đa.

RWMS mang đến khả năng quản lý toàn diện mọi quy trình kho vận, từ nhập hàng, lưu trữ, kiểm kê đến xuất hàng, với tốc độ và độ chính xác vượt trội. Hệ thống cho phép tích hợp linh hoạt với các thiết bị tự động như băng chuyền, robot AGV/AMR hay hệ thống phân loại hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp lên kho vận tự động mà không làm gián đoạn hoạt động.

Một ưu điểm nổi bật của RWMS là khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt. Doanh nghiệp có thể nâng cấp hoặc bổ sung tính năng theo quy mô phát triển mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống. Đồng thời, RWMS cung cấp dữ liệu và báo cáo theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Với công nghệ đạt chuẩn công nghiệp 4.0, tính bảo mật cao, khả năng giảm thiểu chi phí vận hành, cùng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, RWMS đã được tin dùng trong nhiều dự án thành công trên khắp Việt Nam. Đây chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng tốc vận hành, tối ưu hiệu suất và nâng tầm năng lực cạnh tranh trong thời đại số.

Giải pháp tổng thể nhà kho thông minh RTC (RWMS)

Liên hệ với RTC Technology để được tư vấn và Demo về giải pháp WMS:

Hotline: 0981 264 068

Email: info@rtc.edu.vn 

> ĐĂNG KÝ NHẬN SETUP DEMO: TẠI ĐÂY

>Xem thêm:

>>>Hệ thống quản lý kho WMS: Công cụ cần thiết cho doanh nghiệp hiện đại

>>>Top 10 xu hướng công nghệ nhà kho thông minh trong năm 2025